Bỏ túi kế hoạch tổ chức họp lớp vui vẻ và trọn vẹn

Để có một kế hoạch chương trình họp lớp trọn vẹn cần phải có sự chuẩn bị tỉ mỉ và chi tiết. Bài viết sau sẽ gợi ý đến bạn kế hoạch, chương trình tổ chức họp lớp được diễn ra tốt đẹp và ý nghĩa nhất.

Bầu ban tổ chức

Công việc đầu tiên phải làm của tất cả các thành viên khi muốn tổ chức sự kiện họp lớp là cần bầu ban tổ chức. Họ là những người có điều kiện về thời gian và được số đông trong lớp bầu ra để lên kế hoạch, chịu trách nhiệm lên nội dung,kiểm soát ngân quỹ, thực hiện hậu cần…

Lên ý tưởng, chủ đề và kịch bản cho buổi họp lớp

Để sáng tạo ra ý tưởng, chủ đề chính sử dụng trong sự kiện, bạn có thể chọn những chủ đề gắn liền với thời gian lớp học cùng nhau, kỉ niệm đã từng trải qua cùng nhau. Hoặc gợi nhớ đến người giáo viên mà bạn yêu quý. Để chương trình họp lớp được diễn ra trơn tru và các thành viên giao lưu được nhiều nhất thì ban tổ chức cần chuẩn bị trước kịch bản buổi họp lớp.

Nếu bạn muốn buổi họp lớp là một bữa tiệc liên hoan thông thường, nội dung chương trình thường gói gọn như: Trưởng ban thay mặt phát biểu, lớp tổ chức liên hoan, sau đó giao lưu văn nghệ, hát karaoke và chụp hình lưu niệm kết thúc chương trình.

Nếu như bạn muốn tổ chức một ngày họp lớp thật hấp dẫn, mới lạ thì có thể thuê các MC, ca sĩ, nhóm múa biểu diễn. Công ty chuyên tổ chức họp lớp sẽ tư vấn, xây dựng kịch bản cho bạn nhiều nội dung đặc sắc, ý nghĩa, tạo bất ngờ và để lại ấn tượng cho các thành viên.

Chọn thời gian và địa điểm họp lớp

Về thời gian tổ chức  bạn nên chọn vào khoảng thời gian mọi người được nghỉ dài từ 3 – 4 ngày, hoặc khéo léo hơn có thể chọn tổ chức họp lớp vào các dịp kỷ niệm thành lập trường, thành lập khoa.

Đối với hình thức họp lớp đơn giản, địa điểm tổ chức họp lớp thường là các nhà hàng, quán ăn hoặc có thể là nhà của một thành viên trong lớp. Tuy nhiên, địa điểm tổ chức cần nằm ở khu vực trung tâm, nơi tất cả mọi người có thể tìm kiếm và di chuyển đến một cách tốt nhất. Ngoài ra, không gian phải phù hợp với số lượng người tham dự, không quá chật để dễ dàng giao lưu nhưng cũng không quá cho không khí chương trình bị loãng.

Hơn nữa, xu hướng tổ chức họp lớp ngày nay cho thấy, hầu hết các thành viên trong lớp đều mong muốn tổ chức chương trình họp lớp đơn giản, đầm ấm, gắn kết mọi thành viên và có cơ hội hàn huyên chuyện cũ. Vì thế, ý tưởng tổ chức team building kết hợp cùng họp lớp được xem là cách làm “2 trong 1” vô cùng hữu hiệu giúp các thành viên trong lớp có cơ hội gặp gỡ chuyện trò, vận động khả năng tư duy và gắn kết thành viên trong lớp sau quãng thời gian xa cách.

Lên danh sách các thành viên dự buổi họp lớp

Thực hiện tốt công việc này sẽ giúp bạn tổ chức họp lớp nắm rõ số lượng thành viên tham gia, cách thức liên hệ. Đồng thời từ đây cũng có thể tìm hiểu lý do những thành viên không thể tham gia và giúp cho ban tổ chức dễ dàng đặt dịch vụ và kiểm soát tốt ngân sách.

Đặc biệt khi lên danh sách người tham gia bạn cũng đừng quên mời giáo viên chủ nhiệm lớp nhé. Đây là thành phần khách mời không thể thiếu khi tổ chức gặp mặt họp lớp.

Dự trù kinh phí

Việc dự trù chi phí phù hợp sẽ giúp cho kế hoạch tổ chức họp lớp của bạn trở nên khả thi hơn. Để biết được chi phí họp lớp bạn nên liệt kê tất các các hạng mục chi tiêu cho sự kiện. Sau đó, xác định hạng mục nào là cần thiết, hạng mục nào không gạch bỏ khỏi danh sách. Điều này sẽ giúp bạn sử dụng chi phí một cách tiết kiệm, hiệu quả.

Một vấn đề khá nhạy cảm khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp nhiều người thường gặp phải là một số thành viên do lo ngại về kinh phí nên không đến tham dự. Để giải quyết tình huống này, bạn có thể kêu gọi những thành viên có điều kiện kinh tế tốt đứng ra tài trợ một vài hạng mục trong chương trình. Như vậy, buổi họp mặt sẽ được diễn ra đông đủ, ấm cúng và trọn vẹn hơn.

Phân công công việc

Khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp bạn nên phân chia công việc rõ ràng cho từng người và có timeline cụ thể để đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch. Nên tạo sẵn một checklist cho từng người, như vậy bạn sẽ dễ dàng quản lý công việc cũng như tránh để xảy ra những sơ xuất đáng tiếc.

Thiên đường Bảo Sơn - sự lựa chọn hoàn hảo cho chương trình họp lớp của bạn

• Hệ thống nhà hàng đa dạng: nhà hàng Sea Bay, nhà hàng Hobby, nhà hàng Cung Đình,....
• Đảm bảo đủ các tiêu chí cho khách hàng có nhu cầu tổ chức họp lớp
• Vị trí: Gần Hà Nội, giao thông thuận tiện, dễ di chuyển, bãi để xe rộng rãi. 
• Sức chứa lớn tùy theo nhà hàng lên tới hàng trăm người
• Không gian đa dạng: cả trong nhà và ngoài trời thích hợp khi cần tổ chức sự kiện & teambuilding
• Thực đơn đa dạng từ Á đến Âu, có thể thay đổi theo yêu cầu.
• Sân khấu rộng rãi, cơ sở vật chất đầy đủ và âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp.
• Có bãi đỗ xe rộng rãi cho cả ô tô, xe máy…

Với những thông tin về kế hoạch chương trình họp lớp đã giúp bạn hình dung được những công việc quan trọng cần chuẩn bị cho ngày hội ngộ thêm trọn vẹn, ý nghĩa. Chúc bạn có một ngày họp lớp vui vẻ, đáng nhớ!

------------------------------------------------------
CÔNG VIÊN THIÊN ĐƯỜNG BẢO SƠN
Fanpage: https://www.facebook.com/congvienthienduongbaoson
Địa chỉ: Km5+200, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội
Hotline: 1900.066.808 hoặc 0985355861 và 0989059495 (Giờ hành chính)