Hướng dẫn chi tiết 7 bước chuẩn bị kế hoạch tổ chức họp lớp 

Chương trình họp lớp có thành công hay không phụ thuộc vào việc chuẩn bị một kế hoạch tổ chức họp lớp đầy đủ, kỹ càng. Vậy để buổi họp lớp diễn ra tốt đẹp nhất, hãy xem gợi ý về bản kế hoạch tổ chức họp lớp chi tiết nhất dưới đây.

Kết nối, liên lạc với nhau

Trước hết, để có một kế hoạch tổ chức họp lớp hoàn hảo thì các thành viên cần chủ động liên lạc với nhau. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển thì việc liên kết này rất dễ dàng. Một thành viên trong lớp có thể tạo nhóm chat trên Facebook hoặc Zalo để trao đổi, cập nhật thông tin, thống nhất và triển khai các kế hoạch.

Bầu ra đại điện ban tổ chức 

Đây là một bước cần thiết trong kế hoạch tổ chức họp lớp để thuận tiện cho việc chủ trì và triển khai kế hoạch. Ban tổ chức này cũng sẽ là những người chủ chốt để các thành viên khác tiện liên hệ khi có vấn đề cần trao đổi. Tiêu chí là nên lựa chọn những người nhiệt tình và có tâm với kế hoạch, đặc biệt có thời gian linh động để dễ dàng xử lý các vấn đề tồn đọng hay phát sinh. Thông thường ban tổ chức sẽ là những người đã từng trong ban cán sự lớp trước đó như lớp trưởng, bí thư hay lớp phó học tập…

Xác định thời gian, địa điểm – Bước đặc biệt quan trọng trong kế hoạch tổ chức họp lớp

Nên tạo cuộc bình chọn để tất cả các thành viên trong nhóm có thể lựa chọn thời gian thích hợp để sắp xếp tham dự. Do địa điểm sinh sống, làm việc thay đổi nên sẽ có nhiều thành viên ở xa trường cũ, cần thời gian để chuẩn bị. Tùy theo yêu cầu của các thành viên mà kế hoạch tổ chức họp lớp có thể 1 ngày hoặc kéo dài 2 ngày 1 đêm.  Nhiều lớp đã chọn các ngày nghỉ cuối tuần, hoặc các ngày nghỉ lễ, ngày đầu năm mới như sau Tết nguyên đán, Tết dương lịch, giỗ tổ Hùng Vương, 30-4, 1-5 hay Quốc Khánh 2-9….

Sau khi lựa chọn được thời gian thích hợp cần cân nhắc địa điểm rõ ràng. Thông thường việc họp lớp sẽ mở đầu với hoạt động về thăm trường cũ. Sau đó, cả đoàn sẽ di chuyển tới đến các địa điểm khác nhau để ăn uống, vui chơi dựa vào kế hoạch đã bàn bạc trước đó. Nên lựa chọn các địa điểm có không gian đẹp, rộng, thoáng, thực đơn đa dạng, có sân khấu để dễ giao lưu và chụp ảnh lưu niệm. Việc thống nhất địa điểm là khâu vô cùng quan trọng để dự trù kinh phí.

Công viên Thiên đường Bảo Sơn ở An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội có không gian rộng lớn, di chuyển thuận tiện, gần trung tâm TP. Hà Nội là địa điểm lý tưởng để tổ chức họp lớp. Các nhà hàng Hobby, nhà hàng Cung Đình với không gian trong nhà độc đáo, không gian ngoài trời lung linh, sức chứa lớn, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại. Thực đơn đa dạng có thể thay đổi theo yêu cầu, nhiều góc check in đẹp và thơ mộng, phù hợp với mọi chủ đề của buổi họp lớp khi vừa khám phá thiên nhiên hoặc chơi team building.

Chốt danh sách thành viên, khách mời

Sau khi đưa ra được thời gian và thống nhất được địa điểm diễn ra buổi họp lớp, việc tiếp theo là chốt cụ thể số lượng tham gia để tính toán kinh phí, tổ chức ăn uống hay phương án di chuyển và đi lại.
Tiếp đến, đưa ra danh sách khách mời sẽ đến tham cùng trong chương trình họp lớp. Có thể mời thầy cô, hoặc dẫn theo gia đình tùy theo ý kiến của tất cả các thành viên. 

Dự trù kinh phí

Đây là bước đặc biệt trong kế hoạch tổ chức họp lớp để có nguồn kinh phí ban đầu để xử lý các công việc trước khi diễn ra buổi họp lớp. Kinh phí này tuỳ theo ý kiến chung của cả tập thể. Để dự trù được mức kinh phí này, đầu tiên ban tổ chức sẽ liệt kê các khoản chi cần thiết và các kế hoạch sẽ được triển khai. Nhiều khi, nguồn tài chính họp lớp cũng sẽ có nguồn tài trợ, vì vậy phải tính toán thu chi hợp lý và phù hợp với hoàn cảnh điều kiện của hầu hết các thành viên trong lớp.

Đưa ra ý tưởng họp lớp

Có rất nhiều chủ đề, ý tưởng hay ho để tổ chức họp lớp như mặc cùng màu, mặc áo dài, đồng phục đen trắng…. Như vậy, không gian lớp học cũng phải được trang trí cho phù hợp  để tái hiện những hoài niệm tuổi học trò. Ngoài ra còn có thể tổ chức picnic, khám phá thiên nhiên trong không gian gần gũi thân thiện, cùng nhau chia sẻ những câu chuyện cũ cũng như hành trình khám phá cuộc sống sau khi bước ra khỏi mái trường.

May áo đồng phục

Mặc dù đây không phải là bước bắt buộc nhưng có áo đồng phục chung sẽ giúp các thành viên dễ kết nối, gắn kết như được trở lại thời học sinh. Muốn vậy, áo đồng phục phải có liên quan đến buổi họp lớp. Ví dụ như có các logo hay slogan. Các thành viên sẽ đăng ký kích cỡ áo, chọn màu sắc, mức giá phù hợp để đặt in cho kịp buổi họp lớp.

Trên đây là 7 bước quan trọng trong kế hoạch tổ chức họp lớp để chương trình diễn ra trọn vẹn và đáng nhớ nhất.

------------------------------------------------------
CÔNG VIÊN THIÊN ĐƯỜNG BẢO SƠN
Fanpage: https://www.facebook.com/congvienthienduongbaoson
Địa chỉ: Km5+200, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội
Hotline: 1900.066.808 hoặc 0985355861 và 0989059495 (Giờ hành chính)