Hướng dẫn chi tiết cách lên kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức họp lớp

Để tổ chức buổi họp lớp thành công, việc dự trù kinh phí tổ chức là một bước rất quan trọng. Từ việc thuê địa điểm, âm thanh, ánh sáng đến chi phí cho các hoạt động như ăn uống, quà tặng đều cần lên kế hoạch chi tiết để giúp bạn kiểm soát chi phí và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Vậy những bước cơ bản để dự trù kinh phí tổ chức họp lớp là gì? Câu trả lời sẽ có bài viết dưới đây. 

Bước 1: Nghiên cứu và nắm bắt kế hoạch – Bước quan trọng trong dự trù kinh phí tổ chức họp lớp

Trước khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức họp lớp, bạn cần nắm chắc các nội dung cần chuẩn bị. Việc xác định được những yếu tố này sẽ giúp bạn sắp xếp được các công việc rõ ràng theo thứ tự hợp lý. Ví dụ xác định số lượng người tham dự trước, sau đó mới tìm địa điểm tổ chức phù hợp. 

Bước 2: Tổng hợp và liệt kê các hạng mục

Việc dự trù kinh phí cho một sự kiện sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại sự kiện đó. Với những buổi tổ chức họp lớp có quy mô nhỏ, kinh phí sẽ ít hơn so với buổi họp lớp có nhiều người tham dự hay tổ chức đi xa vài ngày. 

Vì vậy, người lập bảng dự trù kinh phí tổ chức họp lớp phải có được cái nhìn tổng quan về chi phí, sắp xếp trình tự diễn ra sự kiện kèm theo những hạng mục cần thiết như các loại phụ kiện, thiết bị, ấn phẩm, quà tặng… Việc liệt kê chi tiết các hạng mục không chỉ giúp các thành viên tham dự đều nắm rõ được chi phí bỏ ra mà còn hạn chế phát sinh, sai sót trong quá trình thu chi.

Bước 3: Lên danh sách dự trù kinh phí rủi ro, phát sinh

Đôi khi rủi ro có thể phát sinh khi sự kiện diễn ra, ví dự như tăng số lượng khách mời cần thêm bàn ghế, đặt thêm đồ ăn, phí đỗ xe, phí phục vụ… Do đó, chúng ta cần dự trù kinh phí cho các rủi ro này. 

Tuy nhiên, cần thiết lập một con số phù hợp để tránh chênh lệch quá cao giữa dự toán và chi phí thực tế. Nếu bảng dự trù kinh phí tổ chức họp lớp không được tính toán một cách kỹ lưỡng, chi phí dự trù thấp hơn chi phí thực tế, người lập bảng có thể phải chịu trách nhiệm và bù vào khoản chênh lệch bằng tiền túi của mình. 

Các chi phí tổ chức sự kiện họp lớp bạn cần biết

Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện

Chi phí này bao gồm: phí đặt cọc địa điểm tổ chức sự kiện; chi phí thuê bãi đỗ xe (nếu có); phí dịch vụ… Về giá cả, tùy địa điểm thuê theo phong cách sang trọng hay gần gũi, hoặc thời gian tổ chức vào cuối tuần hay các ngày lễ lớn sẽ có chênh lệch. Nên lựa chọn địa điểm có diện tích rộng, phong cảnh đẹp, thực đơn đa dạng, chuyên nghiệp.

Nếu ở Hà Nội, bạn có thể tham khảo Công viên Thiên đường Bảo Sơn ở An Khánh, Hoài Đức, địa điểm sở hữu hệ thống nhà hàng có không gian rộng rãi để tổ chức họp lớp. Chi phí hợp lý, món ăn đa dạng, bãi đỗ xe rộng, đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp.

Hệ thống nhà hàng Hobby và nhà hàng Cung Đình đều có kiến trúc độc đáo, sức chứa đa dạng. Nhà hàng Hobby có tới 4 phòng VIP có thể chứa từ 10-30 người, không gian phòng tiệc chung cho đoàn 200 khách trở lên. Nhà hàng Cung Đình có sức chứa lớn 2 tầng, sân khấu rộng, phong cách hiện đại. Thực đơn đặc sắc, đa dạng phong phú món ăn từ Á tới Âu...

Chi phí thiết bị, âm thanh, ánh sáng

Hệ thống âm thanh, ánh sáng là hạng mục không thể thiếu khi tổ chức sự kiện. Các thiết bị về âm thanh và ánh sáng có thể bao gồm: máy chiếu, micro, dàn loa hát karaoke… Ngoài ra, khi lên bảng dự trù kinh phí tổ chức họp lớp về hạng mục này, cần lưu ý đến chi phí vận chuyển các thiết bị tới địa điểm tổ chức sự kiện.

Các chi phí khác

Các chi phí khác như quà lưu niệm, áo đồng phục họp lớp, hoặc thuê quay video, chụp ảnh sự kiện,…, cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến chi phí của buổi họp lớp. Do đó, bạn cần phải kê khai rõ ràng trong bảng dự trù kinh phí tổ chức họp lớp.

Trên đây là kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức họp lớp chi tiết bạn có thể tham khảo để đưa ra phương án chi phí phù hợp và sát sao nhất, tránh lãng phí. 

------------------------------------------------------
CÔNG VIÊN THIÊN ĐƯỜNG BẢO SƠN
Fanpage: https://www.facebook.com/congvienthienduongbaoson
Địa chỉ: Km5+200, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội
Hotline: 1900.066.808 hoặc 0985355861 và 0989059495 (Giờ hành chính)